Condities voor succesvolle samenwerking in de praktijk

Kaats en Opheij beschrijven vijf condities voor een succesvolle samenwerking. Binnen In voor mantelzorg-thuis zijn deze dan ook een belangrijke leidraad. Maar hoe werkt dit in de praktijk? Britt Stoks en Carla Saris, beiden beleidsadviseur bij de gemeente Stein werken inmiddels succesvol samen met een kleine 20 organisaties aan betere mantelzorgondersteuning. Bij elke conditie delen ze hun ervaringen en tips.

Het model van Kaats en Opheij

Kaats en Opheij beschrijven vijf condities voor succesvolle samenwerking
Ambitie: welk gezamenlijk doel heb je?
Belangen: in de samenwerking komt iedereen ook iets halen. Zorg dat voor elkaar duidelijk is wat dat is.
Relatie: ken je elkaar goed?
Organisatie: welke afspraken maak je over hoe je de samenwerking organiseert?
Proces: hoe houd je in de gaten of je het goede doet?

Ambitie: praat mét mantelzorgers

Een gedeelde ambitie is belangrijk volgens Kaats en Opheij. Daarbij is het zaak om geen ambities te stapelen, maar om de ambitie echt gezamenlijk te ontwikkelen. Hoe deden ze dat in Stein? Britt: ‘We hebben een aantal sleutelfiguren benaderd. Dat zijn de mensen die nu de kerngroep van onze lerende praktijk vormen. Denk aan iemand van een welzijnsorganisatie die expert is op het gebied van informele zorg, iemand van een vrijwilligersorganisatie, een mantelzorgconsulent en wij als beleidsmedewerkers van de gemeente. We hebben voor deze groep gekozen, omdat we juist ook het veld om mantelzorgers heen beter wilden betrekken, zoals zorgvrijwilligers. Met deze groep hebben we gesproken over wat we belangrijk vonden. Daar is ons kernthema uit voortgekomen.

Daarna hebben we dezelfde sessie in een soort lightvariant nog een keer gedaan met zo’n 15 andere organisaties. Dat is de ontwerpgroep van onze praktijk: de mensen met wie we experimenten uitvoeren.’ Laat het perspectief van mantelzorgers en vrijwilligers goed aan bod komen bij het bepalen van je ambitie, is een belangrijke tip die ze willen meegeven. ‘Bij de laatste sessie waren ook mantelzorgers en vrijwilligers aanwezig. Ik merkte dat het heel waardevol was om hen aan het woord te laten. Niet iedereen zit even vaak met mantelzorgers zelf om de tafel en soms spreken professionals toch nog te veel over in plaats van met de mensen zelf.’

Belangen: blijf er aandacht aan besteden

Misschien wel het meest lastig om te achterhalen en naar elkaar uit te spreken: welke belangen heb je of heeft jouw organisatie? Britt en Carla herkennen dit. ‘Een valkuil hierbij is dat je ervanuit gaat dat de belangen wel hetzelfde zijn. Er wordt ook algauw op de ambitie teruggegrepen. We willen toch allemaal hetzelfde? Maar als je elkaar langer kent, ervaar je dat het soms anders zit.’ Hierbij zijn verwachtingen over de resultaten bij de moederorganisaties, belangrijk. Britt: ‘Het meest gehoorde verzoek is dat concreter moet worden wat de ambitie betekent in de praktijk. Wat kan ik tegen mijn leidinggevende zeggen? Want het is leuk om onderdeel uit te maken van een ontwikkelproces, maar het kan lastig zijn om dit te verantwoorden. Want wat doe je dan precies? Wat levert het op? Heb je dan 100 mantelzorgers meer doorverwezen?’ Ze gebruikten een door In voor mantelzorg ontwikkelde werkvorm om nog een keer extra aandacht te besteden aan de verschillende belangen. ‘Het was fijn om op die manier met elkaar stil te staan bij ieders belang en te bespreken of je aan de verschillende belangen meer tegemoet kunt komen. De uitdaging is wel om hier iets mee te blijven doen. Je zult het met elkaar op de agenda moeten blijven zetten.’

Relatie: heb geduld

Neem de tijd om de relatie met elkaar op te bouwen, benadrukken Britt en Carla. ‘Geduld hebben is heel erg zinvol. Dan ken je elkaar beter en weet je beter wat je aan elkaar hebt.’ Daarbij is het belangrijk om dezelfde taal te spreken. ‘Vaak wordt er toch vaktaal en jargon gesproken, maar waar gaat het nu echt over? Wat is nu mantelzorgondersteuning en hoe wordt het door mantelzorgers zelf gezien? Het is belangrijk elkaar daarop te bevragen.’ Britt noemt het opbouwen van een relatie ook een resultaat an sich. ‘Vaak wordt vergeten dat we dat ook hebben bereikt. Dat is heel concreet, maar wordt niet als zodanig gezien. Omdat het niet per se direct wat oplevert voor mantelzorgers. Maar mantelzorgers hebben er uiteindelijk wel profijt van. Omdat wij elkaar beter kennen, weten we elkaar sneller te vinden en kun je sneller doorverwijzen. Ook op andere thema’s kun je nu makkelijker samenwerken.’

Organisatie: zorg voor een aanjager

Een projectleider die de boel op gang houdt en werkt aan de doorontwikkeling van de samenwerking. Dat vinden Britt en Carla een aanrader als het gaat om de organisatie van de samenwerking. ‘Wij nemen in dit traject die rol op ons. Iedereen is druk met dagelijkse werkzaamheden en dan is het fijn als iemand de aanjager is. Wij zijn als gemeente misschien niet helemaal neutraal, maar hebben wel een meer faciliterende rol. Daar past de taak als projectleider bij. Het helpt dan bijvoorbeeld ook als wij een voorstel doen voor iets. Dan kunnen de andere leden van de groep daarop schieten.’ En ook hier noemen Britt en Carla het uitspreken van verwachtingen belangrijk. ‘Sommige dingen lijken misschien logisch, maar hoeven dat voor een ander niet te zijn. Bespreek dus met elkaar wat je verwacht. Hoeveel tijd kan en mag iemand erin steken? Wat verwacht je van iemands bijdrage? Maak ook afspraken over wie vergaderingen plant of een verslag maakt.’

Samen sterk op eigen wijze

In voor mantelzorg-thuis heeft als doel een goede samenwerking met en voor mantelzorgers om zo mantelzorgers beter te ondersteunen. Het programma doet dat onder andere in 10 lokale lerende praktijken, waarin zorg- en welzijnsorganisaties met gemeenten aan de slag gaan om beter samen te werken. Elke praktijk bestaat uit een kerngroep (de trekkers) en een ontwerpgroep: een ring van organisaties die meedenken en –werken. De praktijken gebruiken de methode van waarderend onderzoeken. Wat gaat al goed en waarvan zou je meer willen? Elke praktijk formuleert een kernthema: het doel waaraan wordt gewerkt. Vervolgens wordt met kleine experimenten bekeken wat in de praktijk werkt. In Stein is het positieve kernthema: ‘Samen sterk op eigen wijze’. Ze zijn aan de slag met drie experimenten. Een heeft als doel om de overgang van thuis naar het verpleeghuis te verbeteren. Een ander om huisartsen meer bewust te maken van mantelzorgers en de derde om mantelzorgers meer te betrekken bij de wijk.

Proces: durf af en toe een stapje terug te doen

Carla: ‘Op een gegeven moment liep het minder lekker. De ingezette werkvormen sloten niet helemaal aan. Het bleef wat te abstract. Corona gaf ons een natuurlijke pauze, die we gebruikt hebben om stil te staan bij wat nodig is. We zijn vervolgens opnieuw met elkaar het gesprek aangegaan: wat vinden we belangrijk? Drie leden van onze kerngroep hebben een pitch gehouden over wat er in hun werkveld speelt. Vervolgens zijn we met de leden van de ontwerpgroep gaan praten over de belangrijkste vraagstukken. Die sessie was een echte energiegever en gaf een boost. We konden verder werken aan ons doel op een manier die voor alle deelnemers aansloot. Ook digitaal hebben we nu een flow te pakken. Dus dat is wel een belangrijke les: durf ook eens stapje terug te doen. Waarom werken we ook alweer samen? En is de manier waarop we werken voor iedereen te volgen? Kijk dan ook naar wat er al wel is bereikt en naar de achterliggende resultaten. Als iemand nu een wijkverpleegkundige nodig heeft, weten we die meteen te vinden.’

Tot slot hebben ze nog een tip die voor alle condities geldt: ‘Tijd en ruimte zijn belangrijke factoren. Vaak willen we te snel concreet resultaat zien. Het liefste binnen een jaar. Maar dat gaat niet in dit soort samenwerkingsprocessen. De samenwerking moet groeien. Aandacht voor de condities helpt daarbij, maar mensen moeten wel de tijd en ruimte krijgen om dit voor elkaar te krijgen. En wees blij met kleine tussenstapjes. Het lijkt soms of we alleen maar hebben gepraat, terwijl we ongemerkt ons netwerk hebben vergroot. Een jaar geleden kenden we elkaar niet eens. Nu bellen we elkaar als er iets is.’

In voor mantelzorg-thuis heeft een werkvorm ontwikkeld waarmee samenwerkingsverbanden hun samenwerking onder de loep kunnen nemen. De werkvorm is gebaseerd op de condities voor samenwerking van Kaats en Opheij en kan zowel digitaal als fysiek worden uitgevoerd.

Deel dit artikel
In voor mantelzorg © 2021. Alle rechten voorbehouden